Как ус­пешно пре­одо­леть кри­зис COVID-19 и по­мочь сво­им кли­ен­там

Новая реальность пришла на планету вместе с пандемией. Ее главной чертой стала неопределённость. В условиях турбулентности на рынке и иногда нелогичных действий правительств, лидеры работающих бизнесов должны оставаться хладнокровными и сфокусироваться на необходимых мерах: поддерживать сотрудников, помогать клиентам преодолевать неожиданно возникшие трудности, и вести бизнес «как обычно» — настолько, насколько это возможно.

Более того, вирусологи не исключают вторую волну пандемии осенью, так что несмотря на снятие некоторых ограничений, праздновать окончательную победу на COVID-19 пока еще рано.

DSR Corporation всегда готова поделиться наработанными способами организации внутренних и внешних активностей в условиях неопределенных рисков и чрезвычайных обстоятельств.

Преодоление любого кризиса можно разделить на 3 стадии:

1. Реакция. Оценить ситуацию и принять необходимые меры.
2. Выздоровление. Изучить новую реальность и приспособиться к ней.
3. Процветание. Подготовиться и успешно адаптироваться к новым «правилам игры».

Руководство компании должно спланировать все три этапа одновременно. Причем, чем быстрее, тем лучше. Поэтому важно действовать оперативно, однако не забывая проработать стратегию с учетом всех факторов.

Сегодня мы расскажем о первой стадии, «Реакция». Важно понимать, что непредвиденная чрезвычайная ситуация значительно повышает неопределённость в умах людей. Массовая истерия в социальных сетях вносит в нее значительную лепту. Именно поэтому настоящие лидеры должны использовать эмоциональный интеллект чтобы проявить эмпатию и понимание изменившихся приоритетов сотрудников, ведь последние в условиях пандемии обеспокоены здоровьем своих близких.

Первостепенной задачей станет обеспечить безопасность и сохранить здоровье членов вашей команды. Второй – гарантировать их экономическую стабильность. Лучший способ помочь своим клиентам – позаботиться о собственных сотрудниках.

Прозрачность — еще один ключевой элемент стадии «Реакция». С ее помощью можно значительность снизить уровень неопределенности и сохранить доверие и даже укрепить его в процессе. Это касается не только коммуникации с собственными сотрудниками, но и отношений с клиентами.

Прозрачность стоит рассматривать как одно из стратегических решений. На тактическом уровне это четкая, ясная и своевременная коммуникация, позволяющая достичь нужного уровня прозрачности.

Сосредоточьтесь на своей основной задаче — это главная цель любой компании. Несмотря на временные трудности и препятствия, вы должны вести бизнес «как обычно» и помогать своим клиентам справиться с непростой ситуацией.

Стадию «Реакция» можно разделить на 3 этапа, призванные провести вашу команду и клиентов через кризисные времена.

1. Обеспечить безопасность и экономическую стабильность своей команды.
2. Достичь высокого уровня прозрачности путем четкой и своевременной коммуникации с сотрудниками и клиентами.
3. Сфокусироваться на своей основной задаче и сохранять деловую активность.

Теперь, когда мы описали общую стратегию, пора перейти к практическим советам. Они помогут сохранить вовлеченность сотрудников и клиентов, а также продолжить успешную деятельность компании.

1. Обеспечить безопасность и сохранить здоровье команды

Во время пандемии важно избегать любых контактов и сохранять социальную дистанцию для предотвращения распространения вируса. Если ваши сотрудники могут, то они должны работать удаленно. Вы можете помочь им советами, как организовать рабочее место дома и минимизировать различные отвлекающие факторы.

Предупрежден – значит вооружен. Важно разослать корпоративную инструкцию с необходимыми мерами и донести до команды практические рекомендацию от правительственных и здравоохранительных организаций для минимизации риска заражения.

Чтобы обеспечить безопасность вашей команды, следует:

• Донести до всех сотрудников советы и рекомендации, следуя которым можно обезопасить себя от заражения.
• Разослать региональные сообщения на основе рекомендаций местных властей.
• Проверить, что корпоративная сеть способна поддерживать удаленный режим работы.
• Разрешить удаленную работу сотрудникам, которые способны выполнять свои обязанности из дома.

2. Советы для повышения эффективности удаленной работы

Работать удаленно в условиях пандемии — задача непростая для любого сотрудника. Чтобы сохранить вовлеченность членов вашей команды, помочь им рационально организовать рабочее место дома и снизить общую тревожность, можно воспользоваться следующими рекомендации. Мы разделили их на две части: для команд и для каждого сотрудника.

На уровне команды:

• Внедрите цифровые социальные нормы, такие как утренние приветствия в корпоративном чате.
• Старайтесь чаще использовать видеозвонки для увеличения вовлеченности членов команды.
• Сделайте коммуникацию более частотной и регулярной.
• Практикуйте социальные активности в удаленном режиме, такие как онлайн-ланчи, обмен фотографиями рабочего места дома, а также онлайн тимбилдинги.
• Регулярно и своевременно общайтесь с членами вашей команды, насколько это возможно.

На персональном уровне:

• Организуйте рабочее место так, чтобы отделить его от привычной домашней обстановки. Для создания рабочей атмосферы можно использовать корпоративный настольный календарь или кружку с логотипом вашей компании.
• Создайте расписание и придерживайтесь его, чтобы четко разделить рабочее и личное время.
• Выходные должны оставаться выходными. Вне зависимости от возросшей нагрузки, обязательно отдыхайте в субботу и воскресенье. Это поможет расслабиться и более продуктивно работать на следующей неделе.
• Придерживайтесь правил здорового образа жизни и практикуйте полезные привычки для расслабления и релаксации. В условиях самоизоляции самое время начать следить за своим психическим и физическим здоровьем, если вы этого еще не делаете.
• Позаботьтесь о своем организме. Правильно питайтесь, ежедневно занимайтесь физкультурой и не лишайте себя свежего воздуха. Старайтесь проводить на улице хотя бы 30 минут каждый день, если это не повышает риск заражения коронавирусом. Наш организм вырабатывает витамин D только под воздействием солнечных лучей. Этот витамин очень важен для укрепления иммунитета и хорошего настроения.
• Намеренно ограничьте себя от вала плохих новостей и истерии в социальных сетях. Важно оставаться в курсе развития ситуации с пандемией, однако большое количество негатива может вызвать стресс и повышенную тревожность.
• Оставайтесь на связи с друзьями и близкими (конечно, не забывая следовать превентивным мерам распространения COVID-19). Используйте голосовые и видеозвонки, когда это возможно, чтобы смягчить социальную изоляцию.

3. Как помочь клиентам преодолеть кризис

Помните, что лучшая помощь заказчиками и партнёрам – это обеспечить безопасность собственных сотрудников. Однако некоторые действия должны совершаться одновременно. Очень важно донести до клиентов, что вы готовы продолжить работу.

Прозрачность и проактивность — ключевые элементы стратегии сохранения и укрепления доверия между вами и клиентам в условиях чрезвычайной ситуации:

• Четко донесите до клиентов информацию, что продолжаете работать в прежнем режим (или сообщите о готовящихся ограничениях). Разошлите сообщения о предпринимаемых шагах по сохранению команды в безопасности и вашей готовности сохранить высокое качество оказываемых услуг и эффективность работы.
• Сообщите менеджерам проектов о необходимости лично поговорить с представителями клиентов, чтобы подчеркнуть доступность и готовность продолжать работу.
• Будьте проактивны. Постарайтесь понять, с какими трудностями, в т.ч. неявными, столкнулись клиенты и предложите работающие решения.
• Старайтесь еще более своевременно и четко отвечать за вопросы клиентов. Обеспечьте частую и быструю коммуникацию.
• Сосредоточьтесь на скорости. В кризисной ситуации необходимо действовать быстро, поэтому учитывайте, что работающее решение сейчас намного лучше, чем идеальное, но доступное позже.

4. Удаленная работа и дети

Детские сады и школы закрыты, поэтому многим приходится работать из дома вместе с детьми. Часто это приводит к дополнительным сложностям и стрессовым ситуациями. Ниже несколько проверенных рекомендаций, особенно полезных семьям, где оба родителя вынуждены работать из дома.

Расписание. Дети лучше себя ведут, когда родители создали для них четкие границы и расписание. Строгого расписания в домашней обстановке придерживаться сложно, поэтому не корите себя, если поначалу не будет получаться. Однако распорядок дня поможет структурировать день, занять детей и лучше структурировать время родителям.

Время за экраном телевизора/планшета/телефона. Детям не стоит слишком много смотреть мультфильмы или играть на планшете. Однако, иногда их нужно чем-то занять, пока у родителей важное совещание или необходимо срочно закончить работу.

В то же время, вполне допустимо занять детей образовательными видео, онлайн-курсами или развивающими приложениями на планшете. В интернете есть масса ресурсов, где дети любого возраста могут с пользой провести время.

Делайте совместные перерывы. Регулярно отвлекайтесь от работы, учебы или уроков, чтобы побыть немного вместе с детьми.

Физическая активность и свежий воздух. У детей бесконечный запас энергии, и, если не направлять ее к конструктивное русло, они могут стать капризными и непослушными. Лучший вариант – позволить им поиграть во дворе дома, но на безопасном расстоянии от других детей. Однако такой вариант может быть недоступен, если вы живете в многоквартирном доме. Альтернативой могут стать домашние занятия. К примеру, можно найти на YouTube видеоуроки йоги или гимнастики, которые смогут увлечь детей. Подходящие каналы можно отыскать для детей любого возраста с любыми предпочтениями, будь то выжигание по дереву или рисование.

Баланс рабочего времени и родительских обязанностей. Если оба родителя работают, а детей оставить не с кем, то можно попробовать различные варианты, в зависимости от их возраста. Если ребенок достаточно взрослый, то вместе с ним вы можете создать расписание с ключевыми точками для оценки прогресса и помощи с трудностями.

С детьми младшего возраста немного сложнее, поскольку им чаще требуется помощь и ответы на их многочисленные вопросы. В этом случае стоит положиться на обучающие курсы, приложения и видео в интернете.

Посменное расписание со вторым родителем. К примеру, мама может уделять детям время в первой половине дня и отвлекаться на легкие рабочие задачи, пока папа активно работает. После обеда родители меняются местами. Вечером, когда дети уже спят, можно доделать оставшиеся рабочие дела.

5. Поворотный момент для любого бизнеса

В китайском слово «кризис» состоит из двух иероглифов. Первый означает опасность, второй – возможность. Во время кризиса не забывайте о рисках, но и не упускайте открывающиеся возможности.

Четкое стратегическое мышление, прозрачность коммуникаций, своевременное принятие решений и проактивный подход оценят как сотрудники, так и клиенты. Постарайтесь воспользоваться шансом выйти из кризисной ситуации, при этом укрепив свои позиции на рынке, завоевав доверие клиентов и консолидировав команду.

Будьте здоровы и процветайте!